Cuentas Por cobrar

Que son Cuentas y Documentos por Cobrar

Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan derechos exigibles que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o cualquier otro concepto análogo.
Se considera que una cuenta por cobrar es de dudoso cobro al cabo de un año de haber comenzado las gestiones de cobro sin resultados positivos. En tales casos, es una práctica contable de aceptación general crear una provisión para ser aplicada al saldo de dichas cuentas al cierre de cada ejercicio económico.

Clasificaciones de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son:

Cuentas por cobrar al cliente: está compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta.

Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario.

Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o perdidas entre otros.

Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir en el de otros activos.

 ORIGEN  DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

 Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de Cuentas por Cobrar:

 · A cargo de clientes.

 · A cargo de otros deudores.

Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que representen la actividad normal de la misma. En el caso de servicios, los derechos devengados deben presentarse como Cuentas por Cobrar aun cuando no estuvieren facturados a la fecha de cierre de operación de la entidad. En el segundo grupo, deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia. Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituida la entidad tales como prestamos a accionistas y a funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. si los montos involucrados no son de importancia pueden mostrarse como otras Cuentas por Cobrar. Las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben presentarse en renglón por separado dentro del grupo Cuentas por Cobrar, debido a que frecuentemente tienen características especiales en cuanto a su exigibilidad. Si de considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos más bien tienen el carácter de inversiones por parte de la entidad, deberán clasificarse en capítulo especial del activo no circulante.

 EL REGISTRO DE CUENTA POR COBRAR.

Debemos advertir que las Cuentas por Cobrar están controladas por una cuenta de mayor, de activo circulante, que se carga del importe de las cuentas expedidas, se abona del valor de las cuentas cobradas, y su saldo representa el monto de las cuentas pendientes de cobro. El registro de Cuentas por Cobrar, es un diario que sirve para anotar las expedidas y de las que se toman datos para cargar la cuenta del libro mayor. tiene las siguientes columnas: Fecha, a cargo de, numero consecutivo, numero de caja, Cuentas por Cobrar Debe, fecha de cobro. Varias columnas de haber, para acreditar las cuentas de mayor, por las que se origine la Cuenta por Cobrar. Observaciones: Cada mes se suman las columnas del registro y el total de cada una pasa al libro mayor. Puede correrse en el diario general un asiento, tomando estos totales de cargo a Cuenta por Cobrar y abonos a varias cuentas, para de ahí pasar este asiento al libro mayor, tal asiento es solamente el de cargo, pues el de abono se toma del libro de caja. 

Cuenta incobrable

Una cuenta suele ser incobrable después de 180 días, o seis meses, de pagos perdidos. Luego de ese período, la compañía considera el dinero que debes como una "pérdida". La compañía puede reclamar su dinero como una pérdida en su declaración de impuestos, de acuerdo con Bankrate.

Provision de cuentas Incobrables.

Para el cálculo de la provisión o reserva para cuentas de cobro dudoso se usan básicamente, tres métodos que son:

1) Cancelación Directa: consiste en liquidar el saldo de dudoso cobro totalmente. Este método es de uso limitado por cuanto no opone los costos a los ingresos del período al cual corresponden las cuentas. Por lo general, se aplica cuando los montos de las cuentas morosas son de poca materialidad.

2) Cálculo: se basa en la clasificación de las cuentas según su antigüedad y el análisis de las cuentas más antiguas para determinar un porcentaje estimado de incobrables. Este método tampoco opone la pérdida por incobrable al ingreso que la produjo y por otra parte no determina un porcentaje justo para cada año según los ingresos.

3) Estimación: mediante éste método, la provisión puede estimarse sobre la base de un determinado porcentaje de las cuentas por cobrar vigentes, procedimiento que tampoco se ajusta al concepto de oposición de gastos e ingresos; o en base de un porcentaje del monto de las ventas a crédito. Este último procedimiento de estimación, se considera que es el más eficiente por cuanto permite determinar el monto a cargar en el año en curso.

DISPOSICION GENERAL

La provisión para cuentas de cobro dudoso se calculará aplicando el método de estimación sobre la base de un porcentaje del monto a crédito de los ingresos provenientes de la Matrícula.

Método de cálculo

El porcentaje inicial a ser aplicado al cierre del ejercicio contable, se determinará de la siguiente manera: se tomarán los saldos morosos reflejados en los últimos 5 ejercicios contables, se calculará cuánto representa cada uno de ellos con respecto a la cantidad de ingresos registrados como cuentas por cobrar en su respectivo año. Luego, con los resultados obtenidos, se calculará el promedio ponderado de esos cinco (5) años. El promedio ponderado obtenido será el porcentaje aplicable para el cálculo de la provisión de cuentas de dudoso cobro.

Todos los años deberá realizarse el recálculo a fin de observar el comportamiento del porcentaje y hacer la actualización si la variación no está dentro de límites razonables.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRA

 Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de las cuentas por cobrar. 
- Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza. 
- Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas. 
- Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable. 
- Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas políticas escritas. 
-Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos. 

Procedimientos Contables:

Con respecto a los procedimientos contables de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar Santillana (2001) considera:

- Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe ser claramente explicado en los estados financieros.
- Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y la documentación soporte.
- Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de de deducibilidad fiscal. 

¿Qué es el Factoring?

El factoring o factoraje es una alternativa de financiamiento que se orienta de preferencia a pequeñas y medianas empresas y consiste en un contrato mediante el cual una empresa traspasa el servicio de cobranza futura de los créditos y facturas existentes a su favor y a cambio obtiene de manera inmediata el dinero a que esas operaciones se refiere, aunque con un descuento.

Art 29. CONSTITUCION DE RESERVA PARA CUENTAS INCOBRABLES.    REGLAMENTO       PARA APLICACION TITULO II IMPUESTO SOBRE LA RENTA DECRETO 139-98

El contribuyente podrá optar por la constitución de una reserva para cuentas incobrables, previa aprobación de la Administración. Dicha reserva se basará exclusivamente en un análisis de las cuentas de cobro dudoso, que con todos los elementos de juicio deberá someterse cada año como un anexo a la declaración jurada, y que en ningún caso podrá exceder del 4% del balance al cierre de las cuentas por cobrar a clientes al final del ejercicio. El indicado anexo deberá incluir por lo menos los datos siguientes: nombre del cliente, fecha y número de la factura, fecha de vencimiento y fecha del último abono. Una vez adoptado este método, el contribuyente no podrá cambiarlo sin previa autorización de la Administración.

PARRAFO I: La constitución de la reserva para cuentas incobrables no procede cuando el contribuyente imputa sus rentas sobre la base de lo percibido.

PARRAFO II: El contribuyente que opte por el método de las reservas no podrá llevar a pérdidas adicionales, acreencias específicas que resulten incobrables.

PARRAFO III: Cuando se cobraren deudas que hubieren sido admitidas como incobrables en aplicación de las disposiciones del Código y este Reglamento, deberán ser declaradas como ingresos del año en que se efectuare el cobro, esta disposición es

aplicable también al artículo 28 de este Reglamento.